Qué hace un administrador de fincas y por qué tu comunidad lo necesita

En esta guía se explican las funciones clave del administrador de fincas, cuándo compensa contratarlo y cómo se estructuran los costes habituales.

Qué es un administrador de fincas y qué dice la LPH (art. 20)

Cuando alguien me pregunta qué hago exactamente como administrador de fincas, suelo decir: “me encargo de que la comunidad funcione, cuente bien sus euros y duerma tranquila”. En términos formales, mi papel es velar por el buen régimen de la casa, la conservación de los elementos comunes, la transparencia en cuentas y la ejecución de los acuerdos de la junta. La Ley de Propiedad Horizontal (art. 20) define unas funciones mínimas (secretaría de la comunidad, custodia de la documentación, ejecución de acuerdos, conservación y reparaciones urgentes, cobros y pagos, y las que le encomiende la junta).

Ahora bien, la ley marca el esqueleto; la práctica pone los músculos. Desde 1986 he aprendido que el valor real está en anticiparse: detectar riesgos (morosidad, derramas mal dimensionadas, contratos desactualizados) y resolver antes de que estallen. Por eso me obsesiono con tres cosas: transparencia radical, comunicación clara y procesos medibles. En mi despacho (Acruber) aplicamos un principio sencillo: todo lo que afecte a la comunidad debe poder explicarse en dos minutos y comprobarse en dos clics. Esa es la forma de reducir fricciones y ganar confianza a largo plazo.

También hay un componente de tranquilidad jurídica. Aunque hemos sacado de este artículo la sección específica de colegiación, cuento con equipo titulado y seguros de responsabilidad civil y fianza avalados por el Colegio de Madrid. No es un formalismo: cuando surgen conflictos o reclamaciones, esa cobertura marca la diferencia en tiempos y resultados.

Funciones clave en el día a día

1. Gestión económica: presupuestos, cobros/pagos y cuentas claras

La contabilidad de una comunidad no es “llevar un Excel”: es asegurar previsibilidad. Yo trabajo con un presupuesto base (gastos fijos) y escenarios (mantenimiento correctivo, mejoras, obras futuras). Antes del ejercicio, envío un cuadro de proveedores con precios, vencimientos y alternativas. Si alguien pregunta “¿por qué este ascensor cuesta X?”, lo justifico con tres comparativas y el histórico de incidencias. En 1986 empezamos con carpetas; hoy todo es digital, pero el criterio es el mismo: cada euro debe tener nombre y apellidos.

Cobros y pagos: configuro domiciliaciones y recordatorios automáticos, con un protocolo claro para morosidad (amistoso → burofax → monitorio). Mi regla: la comunidad decide el tono, yo ejecuto los plazos. Para evitar tensiones en junta, preparo informes trimestrales que cualquiera entiende: saldo inicial, cobros, pagos, provisiones, desviaciones y explicación en lenguaje llano. Más de una vez me han dicho: “por fin veo por dónde se va el dinero”. Esa es la idea: cuentas claras y datos accesibles 24/7.

2. Juntas de propietarios: convocatorias, actas y ejecución de acuerdos

La junta no es un trámite: es donde la comunidad respira. Convoco con orden del día preciso, documentación previa (presupuestos, comparativas, propuestas) y una síntesis de “qué decide cada punto y qué implica en euros y plazos”. El día de la reunión modero con un enfoque muy simple: escuchar, traducir tecnicismos y cerrar acuerdos operativos (responsables, fechas, presupuesto). Como secretario, levanto acta accionable: no solo “se aprueba X”, sino “se aprueba X, proveedor Y, coste Z, ejecución antes del DD/MM, seguimiento en canal N”.

Después, ejecuto. Aquí es donde muchas comunidades se frustran: acuerdos que se quedan en papel. Yo trabajo con listas de tareas y confirmaciones por escrito del proveedor; cualquier cambio se comunica con antelación y alternativa. Más de una vez, evitar un sobrecoste ha consistido en preguntar “¿de verdad hace falta picar todo el portal o basta con un sellado parcial?”. Esa cercanía práctica es, para mí, la esencia del oficio.

3. Mantenimiento y urgencias: proveedores, ascensores y obras

El mantenimiento es el seguro de vida de la comunidad. Clasifico en tres niveles: preventivo (lo que evita averías), correctivo (lo que resuelve incidencias) y mejoras (lo que revaloriza). Con ascensores, calderas y piscinas tengo protocolos de SLA (tiempos de respuesta) y un registro de incidencias con su coste acumulado; si un contrato no cumple, lo pongo en revisión con benchmarks de mercado y alternativas.

En urgencias (inundación, fallo eléctrico, ascensor parado), activo una línea directa con proveedores priorizados y aviso a la comunidad con: qué pasa, qué se está haciendo, tiempo estimado y medidas provisionales. Cuando arrancamos allá por 1986, las urgencias eran llamadas en cascada; hoy, con canales digitales y proveedores preacordados, el tiempo de resolución baja y la comunidad se siente acompañada. Y algo importante: antes de aprobar obras grandes, preparo memoria técnica simple (alcance, riesgos, garantías, plan de convivencia) para que nadie se lleve sorpresas.

4. Documentación y cumplimiento: custodias, plazos y trazabilidad

La documentación es la columna vertebral de la seguridad jurídica: contratos, pólizas, actas, certificados, ITE/ITEA, libros de órdenes… Todo debe estar custodiado y localizable. Mantengo un repositorio digital con permisos por rol (propietario, presidente, proveedor) y un sistema de plazos: renovaciones de seguros, inspecciones obligatorias, auditorías de eficiencia, subvenciones. Cuando un vecino me pide un acta de hace cinco años, la tiene en minutos.

En inspecciones y licencias, mi papel es coordinar y traducir: que el técnico haga su trabajo, que la comunidad entienda el impacto y que el expediente quede bien armado. Aquí sobresale nuestra manera de explicar: prefiero la cercanía al tecnicismo vacío; si algo no se entiende, lo reescribo hasta que cualquiera —no solo el presidente— pueda defenderlo.

¿Es obligatorio contratarlo? Casos en los que compensa

No, no siempre es obligatorio, pero sí es conveniente en la mayoría de escenarios. Una comunidad pequeña puede autogestionarse… hasta que llegan morosidad, obras, conflictos o subvenciones. En esos momentos, contar con alguien que conozca los procesos y responda por escrito evita errores caros. Cuando me han llamado para “apagar fuegos”, casi siempre el coste de no tener administración superaba con creces cualquier honorario anual.

¿En qué casos compensa claramente?

• Edificios con ascensor o instalaciones críticas (calderas, paneles, piscina): mantenimiento y seguridad.
• Comunidades con rotación de propietarios o alta morosidad: control de cobros y disciplina de plazos.
• Obras y subvenciones: licitaciones, comparativas, justificación.
• Comunidades grandes: negociación de proveedores, economías de escala y reporting periódico.

Mi criterio práctico: si la comunidad quiere previsibilidad (saber qué gastará y por qué) y tranquilidad (procesos, seguros y respaldo), un administrador profesional es una inversión lógica. Y sí: contar con seguro de responsabilidad civil y fianza detrás ofrece una capa extra de seguridad cuando surge lo imprevisible.

¿Cuánto se cobra en una administración de fincas?

Los honorarios deben ser transparentes y alineados al alcance. Lo que no es razonable: tarifas muy bajas con letra pequeña o extras por todo. Yo presento la propuesta con un fijo mensual (según tipología de comunidad) y una lista cerrada de incluido / no incluido. Así todo el mundo sabe qué está pagando.

Cómo lo calculo (metodología clara):

1. Complejidad del edificio: número de portales, ascensores, instalaciones (caldera, piscina, jardines).
2. Volumen de gestión: propietarios, rotación de inquilinos, incidencias históricas, morosidad.
3. Servicios de valor: informes trimestrales, atención 24/7 en urgencias, portal documental, licitaciones.
4. Riesgo y responsabilidad: obras mayores, subvenciones, custodia de fondos.

Rangos orientativos (ejemplos prácticos):

• Comunidad pequeña (≤15 viviendas, sin ascensor): X–Y €/mes.
• Comunidad media (16–40 viviendas, con ascensor): Y–Z €/mes.
• Comunidad compleja (>40 viviendas o con piscina/caldera): desde Z €/mes con ajuste por servicios.

Ajusto siempre tras ver estados contables, contratos y histórico de incidencias. Prefiero evitar “precios gancho” y luego sorpresas: la experiencia me enseñó que la confianza se construye con presupuestos honestos desde el primer día.

Cómo elegir bien: checklist y señales de alerta

Elegir administración es elegir un estilo de gestión. El mío se apoya en cercanía, transparencia y procesos. Para decidir sin dudas, propongo este checklist rápido:

Checklist de selección

• Transparencia: ¿presenta presupuesto con “incluye/no incluye”? ¿enseña informes de ejemplo? En mi caso, siempre comparto modelos reales para que sepáis cómo trabajamos.
• Acceso a la información: ¿portal o repositorio con permisos? Yo garantizo documentación trazable y actas accesibles en minutos.
• Proveedores y comparativas: ¿entrega al menos tres alternativas y justifica la recomendación?
• Gestión de morosidad: ¿tiene protocolo por fases con plazos y comunicación al día?
• Cobertura y seguridad: ¿dispone de seguros de RC y fianza vigentes? Yo los mantengo como estándar.
• Estilo de comunicación: ¿explica cada decisión en lenguaje llano y por escrito? Mi regla es que cualquiera pueda defender el punto en junta.
• Histórico y referencias: ¿puede acreditar trayectoria? En mi caso, trabajo desde 1986 y con equipo titulado especializado en comunidades.

Señales de alerta

• Precios muy bajos con vaguedades (“todo incluido”) y extras a posteriori.
• Falta de comparativas o contratos sin fecha de revisión.
• Informes que nadie entiende o actas sin tareas (acuerdos que no se ejecutan).
• Promesas de “lo vemos” ante urgencias sin canal 24/7 ni tiempos de respuesta.